Haben Sie auch Probleme mit der Organisation von Unterlagen? Es kostet Zeit, alles zu sortieren und zu finden. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie das einfacher machen können.
Wie es jetzt oft aussieht:
- Posteingang: Briefe werden zwar abgestempelt, aber nicht digitalisiert. Stattdessen landen sie in Aktenordnern oder auf Schreibtischen. E-Mails, die wichtige Informationen enthalten, werden oft ausgedruckt, um sie in eine Mappe zur Freigabe zu legen. Das sorgt für unnötige Papierstapel.
- Rechnungskontrolle: Eingehende Rechnungen werden mit einem Stempel versehen, auf dem von Hand Zahlungsziele oder Skonti eingetragen werden. Diese manuellen Einträge führen oft zu Fehlern und bedeuten zusätzlichen Aufwand.
- Ablage: Nach der Bearbeitung werden Dokumente in Ordnern abgeheftet. Dabei kommt es häufig vor, dass Unterlagen im falschen Ordner landen, etwa in einem Kundenordner statt im Lieferscheinordner.
- Dokumentensuche: Oft entstehen Kopien von Dokumenten, damit sie an mehreren Stellen abgelegt werden können. Das bedeutet nicht nur mehr Papierverbrauch, sondern auch längere Suchzeiten, wenn ein Dokument benötigt wird.
- Zugänglichkeit: Ordner mit wichtigen Dokumenten sind manchmal nicht greifbar, weil ein Mitarbeiter sie gerade mitgenommen hat – sei es im Büro oder auf der Baustelle. Das erschwert die Zusammenarbeit im Team.
- Lieferscheine und Rechnungen: Bei der Kontrolle von Rechnungen müssen oft passende Lieferscheine gesucht werden. Diese liegen meist in verschiedenen Aktenordnern, was die Bearbeitung unnötig verkompliziert.
Das kostet Zeit und Nerven. Und oft bleiben Skonti ungenutzt, weil alles zu umständlich und zeitraubend ist. Und in der Hektik passieren dann oft Fehler.
Die Lösung: Digitalisieren und Automatisieren
Mit der richtigen Software können Sie sich viele Probleme sparen:
- Post digitalisieren:
- Alle Briefe und E-Mails werden gescannt und in einem digitalen System gespeichert. Eingangsstempel und Notizen können Sie direkt am Computer machen.
- Rechnungen automatisch bearbeiten:
- Rechnungen werden gescannt, und die Software liest alle wichtigen Daten wie Zahlungsziele und Skonti automatisch aus. Die Freigabe geht über einfache Klicks.
- Unterlagen einfach finden:
- Mit einem digitalen System können Sie alle Dokumente über Stichwörter finden – egal, ob Sie im Büro, zu Hause oder auf der Baustelle sind.
- Rechnungen und Lieferscheine verknüpfen:
- Lieferscheine werden automatisch mit den passenden Rechnungen verknüpft. So sparen Sie sich die Suche in Ordnern.
Ihre Vorteile:
- Zeit sparen: Weniger Sucherei und weniger Aufwand.
- Kosten senken: Weniger Papier und Druckkosten.
- Weniger Fehler: Die Software macht vieles automatisch.
- Mehr Flexibilität: Zugriff auf Unterlagen von überall.
Fazit:
Mit der Digitalisierung Ihrer Unterlagen arbeiten Sie einfacher, schneller und stressfreier. Sie sparen Zeit und Geld und können sich auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich zählt.
Interessiert? Erfahren Sie mehr oder kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!